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Office Management ist eine Sache für Allrounder:
Das Berufsbild ist ebenso vielfältig wie unterschiedlich.
Früher hätte man schlicht nach dem Bürovorsteher oder dem Büroleiter gefragt.
Heutzutage muss man sich gut überlegen, wie man die gewünschte Person betituliert.
Eine Anfrage, ob der Kanzleimanager zu sprechen sei, führt selten zum Erfolg, eher schon
zu einer Telefonleitung ins Vorzimmer des Managing Partners. Dieser managt die Kanzlei
allerdings eher in strategischer Sicht. Für das operative Management einer Kanzlei
sind jetzt englische Titel wie "Office Manager" oder "Office Administrator" geläufig.
Die Arbeitsbereiche eines Office Managers sind ebenso vielfältig wie umfangreich. Darunter
fällt beispielsweise auch das Gebäude- und Büromanagement - neudeutsch Facilities
Management. Hierbei müssen Miet- und Versicherungsverträge ausgehandelt, Büroräume
eingerichtet oder das Mobiliar ergänzt werden. Strom und Wasser sollen ebenso
selbstverständlich zur Verfügung stehen wie Büromaterial. Für Notfälle
braucht man eine gut sortierte Adressdatenbank von zuverlässigen Dienstleistern für
jede Gelegenheit: vom Beheben verstopfter Abflüsse bis zur nächtlichen Bewachung
wertvoller Bilder in der kanzleieigenen Kunstausstellung. "Die Arbeit eines Office Managers
ist äußerst vielfältig. Jeder Tag ist anders." beschreibt auch Ute Mogwitz,
Office Manager des Hamburger Büros von Latham & Watkins Schön Nolte ihren Job.
Seit über zehn Jahren arbeitet sie für die Kanzlei und ist für die gesamte
Organisation des Hamburger Büros zuständig.
Alles am Laufen halten
Ein wichtiger Aufgabenbereich ist die Technik und die EDV. Defekte Telefonsysteme oder
abgestürzte PCs können schnell die gesamte Kanzlei lahm legen und durch den Arbeitsausfall
hohe Kosten verursachen. Großkanzleien beschäftigen daher für diesen Bereich eigene
IT-Spezialisten, welche die Technik regelmäßig warten und für Notfälle zur
Verfügung stehen. Diese Spezialisten sind den Office Managern zugeordnet und erstatten immer
wieder Rapport. Ein weiteres Aufgabengebiet des Office Managers sind die Finanzen - einschließlich
des Controllings und der Buchhaltung. Er koordiniert hier die Arbeit entsprechender Fachkräfte
und stellt die monatlichen Auswertungen dem zuständigen Partner oder Partnergremium der Kanzlei vor.
Oftmals sind Office Manager auch für eine weitere elementare Funktion der Kanzlei verantwortlich:
Sie sorgen im Zuge einer perfekten Ablauforganisation für die Wahrung von Fristen und Terminen.
Auch bei der Archivierung und der Pflege der Bibliothek installieren sie, zusammen mit dem Fachpersonal,
ein nachvollziehbares System.
Fingerspitzengefühl vonnöten
Office Manager tragen umfassende Personalverantwortung für nicht-juristische Mitarbeiter einer
Kanzlei. So Lenchen Horn, die seit 26 Jahren bei White & Case Feddersen in Frankfurt arbeitet. Sie
ist verantwortlich für etwa 140 Nicht-Berufsträger des Frankfurter Standorts -
vom Haustechniker über die Sekretärin bis zum Archivar stellt sie Personal ein,
erarbeitet die Einsatz- und Urlaubspläne, überdenkt die Mitarbeiterförderung
und plant das Personalbudget. "Um auf so unterschiedliche Menschen einzugehen braucht man
viel Fingerspitzengefühl", betont sie, "doch das Engagement lohnt sich: Die Mitarbeiter
sind motiviert."
Auch Ulrike Steinhart, Office Manager bei Freshfields Bruckhaus Deringer in München betont
die Wichtigkeit des "Well-Beings" der Mitarbeiter. "Als Office Manager ist man nicht nur zentrale
Anlauf- und Informationsstelle für die Mitarbeiter, sondern auch verantwortlich für eine
gute Teambildung." Als Bindeglied zwischen Juristen und Administration tut sie alles, um die interne
Kommunikation zu fördern und eine gute Atmosphäre zu schaffen.
Ein Office Manager pro Standort
Ausnahmslos alle Großkanzleien haben Office Manager, meist einen pro Standort. Diese
verantworten das typische Aufgabenspektrum und sind dem geschäftsführenden Ausschuss
oder dem Managing Partner zugeordnet. Dies ist nötig, wenn eine Kanzlei zur Größe
eines mittelständischen Unternehmens herangewachsen ist. Insbesondere die britischen und
amerikanischen Kanzleien - beziehungsweise die mit diesen fusionierten deutschen Einheiten -
haben ein ausgefeiltes Organisationssystem.
So auch Allen & Overy in Frankfurt, wo Carolyn Schroeter als Head of Operations arbeitet.
Ihr berichten die Leiter von IT, Human Resources & Training, Finanzen, Verwaltung, Bibliothek,
Marketing, Business Services und Übersetzung regelmäßig. Der Bereich Business
Services umfasst das Facilities Management, das "Front of House" (die Außenwirkung wie
etwa Telefonzentrale, Empfang oder Konferenzbereich) und "Back of House" (alle internen Aufgaben
wie Post- und Faxzustellung und Kopieren).
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Mit den Abteilungsleitern bildet Carolyn Schroeter ein Managementteam, das in regelmäßigem
Austausch steht. In der Londoner Zentrale existiert gar ein Abteilung "Document Production", die
für alle weltweiten Büros von Allen & Overy Schriftstücke prüft, schreibt und
formatiert. Carolyn Schroeter arbeitete im Hotelmanagement, bevor sie im Januar 2000 zu Allen & Overy
stieß. Sie sieht ihre Aufgabe als Dienstleistung auf höchstem Niveau: "Meine Kunden sind
die Anwälte, deren Kunden die Mandanten."
Für kleinere Büros meist zu teuer
Kanzleien kleinerer und mittlerer Größe haben selten eine dem Office Manager vergleichbare
Position eingerichtet. Dort legen die Partner selbst die Hand an. Bisweilen gibt es eine "gute Seele"
unter den Sekretärinnen - eine, die aufgrund von Erfahrung und Engagement auch organisatorische
Aufgaben für die Kanzlei übernimmt und verantwortet. Doch in der Regel werden die
Organisations- und Managementaufgaben eines Office Managers verschiedenen Partnern und Associates
zugeordnet, die diese - unterstützt von ihrem Sekretariat - erledigen. So handhabt es auch
die Stuttgarter Kanzlei Diem & Partner mit zwölf Rechtsanwälten. "Für die Bereiche
wie Personal, Qualitätssicherung oder Marketing in unserer Kanzlei ist je ein Anwalt
verantwortlich", erklärt Frank Diem. "Die Einstellung eines Office Managers, der ja
auch betriebswirtschaftliches Know-how mitbringen und entsprechend honoriert werden muss,
rechnet sich für uns noch nicht."
Die Ausnahme dieser Regel ist Evi Meier, Office Manager bei Rotter Rechtsanwälte in München.
Sie ist derzeit Juristin mit 1. Staatsexamen und kam durch das Referendariat im Dezember 2000 zu der
mittlerweile elf Rechtsanwälte großen Kanzlei, die sich auf die Interessen von
Aktienanlegern spezialisiert hat. Neben den üblichen Aufgaben eines Office Managers ist
sie dabei, ein Kanzleihandbuch zu erstellen, in dem alle Arbeitsabläufe definiert werden.
Damit will die Kanzlei die Qualität ihrer Arbeit optimieren.
Durch ihr juristisches Studium kann Evi Meier in dieser Position auch weitergehende Aufgaben,
wie die Prüfung von Arbeits- oder Mietverträgen übernehmen. Sie will auch nach
erfolgreichem Abschluss des 2. Staatsexamens Office Managerin bleiben. "Diese Position,
angesiedelt zwischen Anwälten und Sekretärinnen, ist sehr vielfältig. Von
juristischen Aufgaben über die Pflege eines guten Teamklimas bis hin zur Einrichtung
unseres neuen Büros mit Möbeln und Pflanzen ist da alles drin was mir Spaß macht."
Immer kühlen Kopf bewahren
An einen Office Manager stellen sich vielseitige Anforderungen. Er muss eine gute Allgemeinbildung
haben und kaufmännisch fit sein. Er muss Arbeitsplätze definieren, Arbeitsabläufe
bewerten und Personal führen können. Daneben ist ein immenses Maß an Organisationstalent
gefragt sowie ein kühler Kopf in heiklen Situationen - beispielsweise bei einem plötzlichen
Ausfall aller technischen Geräte. Dann muss man den Überblick bewahren und umgehend notwendige
Maßnahmen ergreifen. Dafür bedarf es keiner speziellen Ausbildung, sondern viel
Berufserfahrung und einer ausgeprägten Service-Mentalität. "Office Manager sind
Problemlöser, was immer auch das Problem ist." beschreibt Gabriele Irlinger, Office
Administrator bei Jones Day in München, ihre Aufgabe. "Ich bin das Bindeglied zwischen
der Geschäftsleitung und allen Abteilungen."
Die Werdegänge der einzelnen Office Manager sind recht unterschiedlich. Neben der klassischen
Rechtsanwalts- und Notargehilfin findet man ehemalige Sekretärinnen genauso wie studierte
Betriebswirte oder Geisteswissenschaftler. So Dr. Ulrich Offermann, Verwaltungsleiter von Schultze &
Braun in Achern. Der studierte Theologe und Pädagoge kam aus der Erwachsenenbildung als er vor mehr
als fünf Jahren bei der bekannten Insolvenzkanzlei, die 350 Mitarbeitern an 21 deutschen Standorten
hat, seine Arbeit aufnahm. "Meine Aufgabe ist eine Generalistentätigkeit. Das Spektrum ist enorm",
betont er. Oder aber Ute Mogwitz von Latham & Watkins Schön Nolte: Nach einigen Jahren als
Rechtsanwalts- und Notargehilfin und Anwaltssekretärin in verschiedenen Kanzleien machte sie
sich mit einem Schreibdienst für Anwälte selbstständig. Dann studierte sie BWL.
Als Office Manager ist sie nun die Chefin der Buchhaltungs-, Technologie-, Marketing- und
Personalleiter des Hamburger Büros.
Zu den unabdingbaren soft-skills eines Office Managers gehören ausgeprägte kommunikativen
Fähigkeiten. Denn er muss mit den unterschiedlichsten Leuten umgehen und sich dort entsprechend
artikulieren sowie auch durchsetzen können. Dies gilt für einen Handwerker ebenso wie
für den Catering-Service oder ein Gremium von Rechtsanwälten.
Dienstleistungsorientierter Gedanke
Je stärker sich Dienstleistungsgedanke und betriebswirtschaftliches Denken in der
Kanzleiführung durchsetzen, desto stärker werden Kanzleien ihre Organisation
professionalisieren und Office Manager einstellen. Für kleinere Kanzleien würde es Sinn
machen, einige Aufgaben an externe Dienstleister abzutreten. Dann können sich Anwälte
auf ihre juristische Arbeit konzentrieren und Umsatz generieren. Die Office Manager halten ihnen
dafür den Rücken frei.
Claudia Schieblon
Leitung PMN
Marketing für Anwaltskanzleien
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